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主頁  > 專欄  > 門裏門外 2017 年 03 月 31 日

楊立門

楊立門,前政府常任秘書長,現任商會行政總裁、歌手及作家。

你桌面有多少文件?

在政府工作了幾十年,見盡了高級公務人員千差萬別的工作風格。有些上司的工作態度很大氣,大事着緊但小節不拘;有些謹小慎微,經過他們批閱的公文滴水不漏,連逗號分號的位置也要絕對正確。有些既抓大又抓小,你會驚嘆於他們怎會有這麼多時間和你周旋。碰到這類上司,你在認命之餘,惟有更加自強不息了。

不同的上司,他們的工作桌上當然也有不同的風景。有些是檔案夾堆積如山,但他們總能找到要用的那個在甚麼位置;有些則雜亂無章,私人物件和文件混在一起,兩個標示着「IN」及「OUT」的盤子裏面,永遠是纍得滿滿的。這個情況,在不是每人都有個人電腦的年代,尤為普遍。但有些上司,尤其是較高級數的,除了內線電話機、一個筆座和幾張正在審閱的文件外,桌面空空如也。

這些分別,本來沒有甚麼好討論的,但在最近的特首競選論壇上,一位候選人說另一位候選人桌上甚麼文件都沒有,似乎暗示他一定是在「hea做」了。於是,桌上有沒有文件這問題馬上被推高了一個層次,成為是否能勝任特首的其中一個標準。今天問這個問題我覺得有點怪,因為現今資訊科技發達,很多辦公室都以無紙方式(paperless office)運作,或以此為目標,政府的辦公室也如此,除非要在公文上簽名,例如簽發委任狀或獎狀之類的文件。

記得在八九十年代,當我仍是一名中級政務主任時,案頭的確堆積着文件,因為那時候不但任何通訊都靠紙張,而且政府內部工作的特點是,做任何事都要有根有據,要看前人怎樣做,有沒有先例(precedent),行事才能穩妥無誤,因此經常要找回陳年老舊的檔案來考究。九七回歸後,政府也全面擁抱電腦化的潮流,我的桌上也因而變得比以前清安。我當時在教育統籌局工作,記得有一天,上司羅范椒芬經過我的房間,大感詫異地質問我:「Raymond,點解你咁清閒?」

但在今天,若一個管理層行政人員的桌上堆滿文件的話,他的辦事方式可能出了以下其中一些問題:1.他的時間管理有待改善,否則工作不會長時間積累在案頭;2.他還未學懂怎樣把工作下放,適當地賦權下屬,讓他們更好地發揮;3.他仍未能善用資訊科技,還停留在上世紀九十年代的紙張模式;4.他沒有足夠的安全感,總覺得手頭上有實體的文件和「Fi佬」的話,心裏比較踏實;5.他的組織力出了問題。最後還有一個可能性,就是他其實並不忙,但要在同事和上司面前裝忙,以凸顯他的重要性,否則職位隨時會被裁掉!